Yöneticinin Çalışma Alışkanlığı Makam Masası Seçimini Nasıl Belirler?

Birinin kesintisiz bilgisayar kullanımına, diğerinin belgeleri rahatça ayırabileceği geniş bir yüzeye ihtiyacı vardır. Odasında sık görüşme yapan veya küçük toplantılar düzenleyen yöneticilerde ise çalışma alanının farklı amaçlarla kullanılabilmesi öne çıkar.

Dolayısıyla masa seçimini yalnızca yöneticinin unvanına ya da odanın büyüklüğüne göre yapmak yeterli olmaz.

POLEN Mobilya'nın makam masası modelleri incelenirken tabla ölçüsünün yanında etajer yönü, keson ihtiyacı, yüzey malzemesi ve kablo düzeni birlikte değerlendirilmelidir. Doğru kararın başlangıç noktası, yöneticinin mevcut çalışma gününü incelemektir.

Hangi ekipmanları sürekli kullandığı, belgeleri nerede tuttuğu ve bir işten diğerine nasıl geçtiği belirlendiğinde gerekli masa kurgusu da netleşir.

Yöneticinin çalışma alışkanlıkları, ana tablanın hangi bölümlerinin kullanılacağını ve yardımcı ünitelere ne kadar ihtiyaç duyulacağını belirler. Dört yaygın kullanım biçimi üzerinden yapılan karşılaştırma, farklı ihtiyaçlar için düşünülebilecek düzenleri gösterir.

Monitör, klavye ve not alanının birlikte kullanılması

Ana tabla ile ayrı evrak yüzeyi oluşturan L düzeni

Görüşmeler arasında kolayca düzenlenebilen yüzey

Ana tablayı mümkün olduğunca boş bırakan kurgu

Ortak belgeler ve bilgisayar için yeterli alan

Bireysel çalışma ile kısa toplantılara uyarlanabilen düzen

Tablodaki öneriler kesin ölçü kuralları değildir. Yönetici aynı gün içerisinde bu çalışma biçimlerinin birkaçını kullanabilir. Bu durumda tek bir faaliyete göre seçim yapmak yerine en sık tekrarlanan işlerin gereksinimleri birlikte ele alınmalıdır.

Çalışma saatlerinin büyük bölümünü bilgisayar başında geçiren yöneticiler için masa yüzeyinin düzenli kullanılması önemlidir. Monitörün yerleşimi, klavye ve fare için ayrılan alan, not defteri ve günlük belgelerin konumu önceden düşünülmelidir.

Özellikle çift monitör kullanan yöneticilerde ekranlar yerleştirildikten sonra tablanın ne kadarının kullanılabilir kaldığı kontrol edilmelidir.

Bu çalışma biçiminde masa derinliği de uzunluk kadar belirleyicidir. Ekranların yerleştirileceği alan ile klavye kullanım bölümü birbirini sıkıştırmamalıdır. Günlük belgeler için yeterli boşluk kalmıyorsa bütün ekipmanları daha uzun bir tablaya taşımak yerine yan etajerden yararlanılabilir.

Kablo yönetimi bilgisayar ağırlıklı kullanımın bir başka ihtiyacıdır. POLEN Mobilya'nın ürün kategorisinde tabla altındaki gizli kablo kanalı uygulaması belirtilmektedir. Monitör, bilgisayar ve diğer cihazların bağlantıları için bu özellik değerlendirilebilir.

Ancak kullanılacak cihazların sayısı ve bağlantı noktaları önceden belirlenmelidir. Böylece masa kurulduktan sonra ek kabloların yüzey üzerinde dağınıklık oluşturması önlenebilir.

Basılı belgelerle yoğun çalışan yöneticilerin ihtiyacı yalnızca daha büyük bir masa değildir. Belgeleri inceleme, karşılaştırma, imzalama ve dosyalama işlemlerinin birbirinden ayrılması gerekir. Aynı anda açık tutulan raporlar, sözleşmeler veya çizimler için ana tablada yeterli alan bulunmalıdır.

Örneğin bir yönetici bilgisayarında rapor hazırlarken basılı sözleşmeleri de kontrol ediyorsa ana tabla ile yan etajeri farklı görevler için kullanabilir. Bilgisayar ve sürekli kullanılan ekipmanlar ana yüzeyde kalırken incelenecek dosyalar etajere yerleştirilebilir. Böylece her işlem değişikliğinde belgeleri toplama ihtiyacı azalır.

Keson ve dolap ihtiyacı da evrak yoğunluğuna göre belirlenmelidir. Gün içerisinde tekrar tekrar açılan dosyalarla yalnızca arşiv amacıyla tutulan belgelerin aynı yerde bulunması gerekmez. Keson küçük gereçler ve günlük belgeler için kullanılabilirken daha kapsamlı dosyalama ihtiyacı dolapla karşılanabilir.

Belgelerin erişim sıklığına göre ayrılması, ana çalışma yüzeyinin sürekli dolmasını engeller.

Gün boyunca kısa görüşmeler gerçekleştiren yöneticilerin masası sürekli farklı işler için kullanılır. Bir görüşmede bilgisayardan bilgi paylaşılırken diğerinde belgeler üzerinde değerlendirme yapılabilir. Bu nedenle ana yüzeyin görüşmeler arasında kolayca düzenlenebilmesi önem kazanır.

Bu tür bir çalışma gününde sürekli kullanılan dosyaları ana tablada tutmak yerine yardımcı yüzeylere ayırmak pratik olabilir. Yan etajer, görüşmeyle ilgili olmayan belgelerin geçici olarak bırakılabileceği bir bölüm oluşturur. Keson ise küçük çalışma gereçlerinin kaldırılmasını kolaylaştırır.

Buradaki temel ölçüt, yöneticinin bir görüşmeden diğerine geçerken ne kadar hazırlık yapması gerektiğidir. Belgelerin sürekli taşınmasını gerektiren bir düzen yerine, günlük kullanılan malzemelerin belirli yerlerinin olması tercih edilmelidir.

Böylece geniş bir yüzey oluşturmak için gereğinden büyük masa seçmeye ihtiyaç duyulmayabilir.

Bazı yöneticiler ekip arkadaşlarıyla yaptıkları kısa değerlendirmeleri kendi odalarında gerçekleştirir. Bu görüşmeler sırasında dizüstü bilgisayar, basılı raporlar ve not defterleri aynı anda kullanılabilir. Dolayısıyla masanın toplantı sırasında ortak çalışma yüzeyi olarak kullanılabilmesi gerekir.

Burada ihtiyaç duyulan alan, toplantıya katılan kişi sayısından çok masanın üzerinde hangi materyallerin bulunacağıyla ilişkilidir. Bilgisayar ekranı üzerinden ilerleyen bir değerlendirme ile büyük belgelerin birlikte incelendiği bir görüşme farklı yüzey kullanımı gerektirir.

Yan etajer toplantı öncesinde belgeleri hazırlamak için kullanılabilir. Toplantı sırasında ihtiyaç duyulmayan dosyaların bu alanda tutulması ana tablayı daha işlevsel hale getirir. Ancak görüşmeler düzenli olarak fazla sayıda katılımcıyla yapılıyorsa ana çalışma masasını büyütmek her zaman uygun çözüm olmayabilir. Bu durumda ayrı bir toplantı yüzeyi ihtiyacı değerlendirilmelidir.

Etajer yönü, yöneticinin çalışma sırasında en sık hangi tarafa uzandığıyla doğrudan ilişkilidir. Bilgisayarını ana tablaya yerleştiren ve belgelerini sağ tarafta inceleyen bir yönetici için sağ etajer uygun olabilir. Sol tarafta çalışmaya alışmış başka bir yönetici ise aynı düzeni kullanışsız bulabilir.

Yalnızca sağ veya sol el kullanımı üzerinden karar verilmemelidir. Telefonun konumu, sık açılan dosyaların yeri ve bilgisayardan evrak incelemeye geçiş yönü birlikte değerlendirilmelidir. Etajerin çalışma alışkanlığına uygun tarafta bulunması, gereksiz uzanma ve yer değiştirme hareketlerini azaltabilir.

POLEN Mobilya'nın kategori açıklamasında etajer yönünün projeye göre değiştirilebildiği belirtilir. Bu nedenle modelin görseldeki yönünü değişmez kabul etmek yerine yöneticinin mevcut kullanım düzeni üzerinden tercih yapılabilir.

Daha uzun bir tabla her zaman daha kullanışlı değildir. POLEN Mobilya'nın kategori sayfasında masa boyunun çoğu projede 180 ile 220 santimetre arasında seçildiği belirtilmektedir. Ancak bu aralık içerisindeki tercihi yöneticinin kullandığı ekipmanlar, günlük belgeler ve yardımcı yüzey ihtiyacı belirlemelidir.

Bilgisayar ağırlıklı çalışan bir yönetici, daha kısa bir ana yüzey ile sınırlı depolamadan yeterli faydayı sağlayabilir. Evrak inceleme ve bilgisayar kullanımını aynı anda sürdüren bir yönetici içinse geniş tabla veya L biçimli kurgu daha işlevsel olabilir.

Ölçü belirlenirken koltuğun hareket alanı da korunmalıdır. İlgili ürün sayfasında masanın arkasında en az 90 santimetre boşluk bırakılması önerilir. Bu pay, koltuğun geri çekilmesi ve ayağa kalkılması için verilen temel ölçüdür. Arkada dolap bulunması durumunda ek kullanım mesafesi gerekebilir.

Ahşap kaplama, laminat ve deri kaplı yüzeyler, yönetici odalarında değerlendirilebilecek farklı seçeneklerdir. Malzeme tercihi yalnızca görünüm üzerinden yapılmamalıdır. Masanın üzerinde sürekli evrak hareketi olup olmadığı, yüzeyin ne sıklıkla temizlendiği ve doğrudan güneş alıp almadığı da dikkate alınmalıdır.

Laminat, çizilme ve leke direncinin öne çıktığı bir alternatiftir. Ahşap kaplama doğal damar görünümü sunarken sıcak bardak izlerine ve derin çiziklere karşı daha dikkatli kullanım gerektirir. Deri kaplı bölümler ise özellikle yazı yazılan alanlarda farklı bir yüzey hissi sağlayabilir.

Doğrudan güneş ışığına maruz kalan deri bölümlerde renk değişimi ihtimali değerlendirilmelidir.

Yönetici asistanları ve idari işler sorumluları, ürün seçimine başlamadan önce kısa bir kullanım ihtiyaç listesi oluşturabilir. Bu liste yalnızca ölçüleri değil günlük çalışma alışkanlıklarını da içermelidir.

Bu bilgiler hazırlandığında makam takımı seçeneklerini karşılaştırmak daha kolay hale gelir. POLEN Mobilya'nın proje bazlı değerlendirilebilen modellerinde tabla ölçüsü, etajer yönü ve dolap uzunluğu gibi unsurlar çalışma ihtiyacına göre ele alınabilir. İstenen kurgu ve kullanım gereksinimleri belirtilerek teklif alınabilir.

Son kararın dayanağı yalnızca masanın büyüklüğü veya görünümü olmamalıdır. Yöneticinin bilgisayardan belgeye, bireysel çalışmadan görüşmeye geçerken nasıl bir yüzeye ihtiyaç duyduğu anlaşılırsa günlük işlerini destekleyen daha tutarlı bir düzen kurulabilir.