İşe Alım Danışmanlık Firmaları ile Yapılan Sözleşmede Hangi Maddeler Yer Alır?

İşveren açısından en kritik maddeler pozisyonun yazılı tanımı, hizmet bedelinin ne zaman doğacağı, adayın deneme süresinde ayrılması halinde yeniden arama koşulları, aday kaynağının kaydı ve kişisel verilerin korunmasıdır. Bu ayrıntılar teklif aşamasında netleşmediğinde aynı çalışma için farklı beklentiler oluşabilir.

Nexora Danışmanlık, işe alım danışmanlık firmaları tarafından sunulan seçme ve yerleştirme çalışmaları kapsamında pozisyon analizi, çok kanallı aday arama, yapılandırılmış mülakat ve karşılaştırmalı kısa liste hazırlama süreçlerini yürütür. Nihai işe alım kararı işverene aittir ve seçilen kişi doğrudan işverenin çalışanı olur.

Sözleşmenin kapsamı nasıl belirlenir? Hizmet sözleşmesinin başlangıç bölümünde tarafların unvanları, yetkili temsilcileri, aranacak pozisyonlar ve hizmetin niteliği açıkça yer almalıdır. Kalıcı kadro için aday bulunması ile özel istihdam bürosu aracılığıyla geçici iş ilişkisi kurulması aynı model değildir.

Kalıcı seçme ve yerleştirmede danışman aday araştırmasını ve değerlendirmesini yürütür, ancak işe başlayan kişinin ücret, bordro, sigorta ve diğer işverenlik yükümlülükleri onu istihdam eden şirkete aittir.

İŞKUR izni gerektiren iş ve işçi bulmaya aracılık faaliyetinde hizmet alınan büronun yetkisi kontrol edilmelidir. Ayrıca sözleşmenin belirli bir pozisyonla mı sınırlı olduğu, yeni bir pozisyon açıldığında ayrı onay gerekip gerekmediği ve çalışmanın hangi koşulda sona ereceği yazılmalıdır. Böylece proje kapsamının sonradan sözlü taleplerle genişlemesinin önüne geçilebilir.

Aranan pozisyonun tanımı hangi bilgileri içermeli? Pozisyon tanımında yalnızca iş unvanının bulunması yeterli değildir. Bağlı olunan yönetici, temel görevler, zorunlu teknik bilgi, deneyim düzeyi, çalışma yeri, çalışma biçimi, ücret aralığı ve işe başlama beklentisi belirlenmelidir.

Tercih edilen özelliklerle işe kabul için mutlaka gereken nitelikler ayrı tutulursa danışman, uygun adayları daha tutarlı biçimde değerlendirebilir.

İşveren arama devam ederken ücret bandını, görev kapsamını ya da çalışma yerini değiştirirse bu değişikliğin yazılı biçimde onaylanması yararlı olur. Örneğin yalnızca tek bir şehirde aranacak uzman için başlatılan çalışmanın farklı şehirleri kapsayacak şekilde genişletilmesi, aday havuzunu ve çalışma takvimini değiştirebilir.

Sözleşme böyle bir durumda yeni takvimin ve varsa ek hizmetlerin nasıl kararlaştırılacağını açıklamalıdır.

Aday arama ve değerlendirme aşamaları İşe alım danışmanlığı sözleşmesinde kullanılacak kanalların tek tek sabitlenmesi her zaman gerekli değildir. Ancak ilan, mevcut aday havuzu, profesyonel ağlar ve doğrudan aday arama gibi yöntemlerin kapsamı belirtilmelidir.

İlk görüşmeyi kimin yapacağı, hangi mülakatların uygulanacağı, referans kontrolünün hangi aşamada yürütüleceği ve adayın işverene nasıl sunulacağı konusunda da mutabakat sağlanmalıdır.

Özellikle birden çok yöneticinin karar verdiği şirketlerde raporların ortak ölçütlere dayanması önem taşır. Kısa listede adayın yetkinlikleri, deneyimi, ücret beklentisi ve pozisyona ilişkin olası uyum sorunları aynı çerçevede özetlenebilir.

İşverenin görüşme geri bildirimini hangi sürede paylaşacağı ve nihai teklifi kimin ileteceği de süreçte beklemeleri azaltan operasyonel maddelerdir.

Birden fazla kanaldan gelen aday nasıl kaydedilir? İşveren aynı pozisyon için kendi ilanını yayımlayabilir, farklı işe alım firmalarıyla çalışabilir veya İŞKUR üzerinden aday arayabilir. Böyle durumlarda bir adayın özgeçmişi farklı tarihlerde birden fazla kanaldan gelebilir.

Sözleşmede aday sunumunun hangi kayıtla doğrulanacağı, daha önce işveren havuzunda bulunan adayların nasıl ele alınacağı ve aynı kişi için birden fazla hizmet bedeli talebinin nasıl önleneceği açıkça düzenlenmelidir.

Uygulanabilir yöntem, adayın kimliğiyle birlikte ilk sunum tarihi, sunan kanal, ilgili pozisyon ve işverenin adayın daha önce değerlendirilip değerlendirilmediğine ilişkin teyidini yetkili kişilerin erişebileceği bir kayıt üzerinden izlemektir. Kayıt tutulması tek başına ücret hakkı doğurmaz.

Hangi olayın yerleştirme sayılacağı ve hangi kaydın esas alınacağı sözleşmede ayrıca belirlenmelidir.

Başka bürolarla ve İŞKUR ile çalışma hakkı İşverenin veya iş arayanın işe yerleştirme amacıyla başka özel istihdam bürolarından ya da İŞKUR'dan hizmet almasını engelleyen anlaşmalar mevzuata göre geçersizdir. Bu nedenle işvereni başka bir kanala başvurmaktan tümüyle alıkoyan hükümler sözleşmeye konulmamalıdır.

Birden fazla kanalla çalışılması halinde doğru yaklaşım, yasak koymak yerine adayın kaynağını, sunum tarihini ve ücretin doğduğu koşulu açıkça kayıt altına almaktır.

Hizmet bedeli ne zaman doğar? Seçme ve yerleştirme hizmetinde ödeme yükümlülüğü işverene aittir, adaydan ücret alınmaz. Sözleşmede bedelin hesaplanma yöntemi, faturanın hangi aşamada düzenleneceği, ödeme vadesi ve çalışmanın tamamlanmış sayılacağı olay tanımlanmalıdır.

Adayın teklif kabulü ile fiilen işe başlaması farklı tarihler olabileceği için taraflar bunlardan hangisinin ödeme bakımından esas alınacağını önceden kararlaştırmalıdır.

Başarısız bir aramanın, işverenin pozisyonu iptal etmesinin veya son aşamada teklif şartlarını değiştirmesinin mali sonuçları da açık olmalıdır. Başlangıçta kararlaştırılmamış değerlendirme testleri, ek ilan çalışmaları veya yeni pozisyon talepleri bakımından yazılı onay usulü belirlemek, sonradan ortaya çıkabilecek fatura itirazlarını azaltır.

Deneme süresinde ayrılan aday için ne yapılır? 4857 sayılı İş Kanunu kapsamında iş sözleşmesine deneme kaydı konulmuşsa bu süre kural olarak en fazla iki aydır, toplu iş sözleşmesiyle dört aya kadar uzatılabilir. Bu dönemde işçi veya işveren, bildirim süresini beklemeden ve deneme süresine ilişkin fesih nedeniyle tazminat ödemeden iş sözleşmesini sonlandırabilir.

Çalışılan günlerin ücreti ve diğer hakları korunur. Ancak bu iş hukuku düzenlemesi danışmanın kendiliğinden ücretsiz yeni aday bulmakla yükümlü olduğu anlamına gelmez.

Adayın kendi isteğiyle ayrılması, işverenin performans nedeniyle sözleşmeyi sona erdirmesi veya pozisyonun sonradan kaldırılması farklı durumlardır. Hizmet sözleşmesinde hangi nedenlerin yeniden arama kapsamına girdiği, ayrılığın nasıl belgeleneceği ve bildirimin hangi süre içinde yapılacağı somut şekilde gösterilmelidir.

Aksi halde işverenin beklediği destek ile danışmanın üstlendiği yükümlülük birbirinden uzaklaşabilir.

Yeniden arama koşullarında neler yazmalı? · Yeniden aramanın başlaması için adayın işe başlamış olması ve belirlenen dönem içinde ayrılması gibi şartlar.

· İşverenin ayrılığı hangi kanaldan bildireceği ve hangi belgelerle teyit edeceği.

· Aynı pozisyon profili korunuyorsa yeniden aramanın kapsamı ve yeni adayların sunum yöntemi.

· Görev tanımı veya ücret koşulları değişirse bunun yeni bir iş talebi sayılıp sayılmayacağı.

· Yeniden aramanın sonuçlanamaması halinde tarafların hangi işlemleri yapacağı.

Bu hükümler otomatik bir yerleştirme garantisi anlamına gelmez. Üstlenilen yükümlülüğün yeni arama başlatmak mı, belirli bir aday listesi sunmak mı yoksa başka bir hizmet sağlamak mı olduğu açıkça yazılmalıdır.

Aday verileri hangi kurallarla kullanılmalı? Özgeçmişler, iletişim bilgileri, mülakat notları, referans bilgileri ve ücret beklentileri kişisel veri niteliği taşıyabilir. Bu nedenle işveren ile danışmanın hangi verileri hangi amaçla işleyeceği, adayların nasıl bilgilendirileceği, hangi hukuki sebeplere dayanılacağı ve bilgilerin kimlerle paylaşılacağı belirlenmelidir.

Veriler yalnızca ilgili işe yerleştirme amacıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü biçimde kullanılmalıdır.

Adayın dosyasını ilgisiz pozisyonlar için kullanmak veya yetkisiz yöneticilere iletmek olağan bir işe alım işlemi olarak görülmemelidir. Sözleşme erişim yetkilerini, güvenli dosya yöntemlerini, saklama ve silme süreçlerini ve bir veri ihlali şüphesinde izlenecek iletişim yolunu düzenlemelidir.

Mevzuat gereği saklanması zorunlu kayıtlar ile artık işleme amacı kalmayan belgeler ayrıca değerlendirilmelidir. Referans görüşmeleri de adayın bilgisi dahilinde ve ilgili veri koruma şartları gözetilerek gerçekleştirilmelidir.

Sözleşme bitmeden önce hangi konular netleştirilmeli? Tarafların çalışmayı hangi bildirimle durdurabileceği, tamamlanmış işlerin nasıl hesaplanacağı, devam eden aday görüşmelerinin ne olacağı ve gizli ticari bilgilerin nasıl korunacağı son bölümde düzenlenebilir.

Ayrıca uyuşmazlıklarda başvurulacak yöntem ile yetkili temsilcilerin kim olduğu belirlenmelidir. İşveren açısından imzadan önce en yararlı kontrol, pozisyon tanımı ile ödeme şartlarını yan yana okumak ve yeniden arama, aday kaynağı ve veri kullanımı maddelerinde yoruma açık ifadeler bırakmamaktır.