Yeşil ve gri pasaport başvurularında dijital süreç: YÖK'ten üniversitelere resmi yazı

Yükseköğretim Kurulu (YÖK), devlet üniversitelerinde görev yapan personel ile emeklilerin hususi (yeşil) ve hizmet (gri) damgalı pasaport başvurularının artık elektronik ortamda yürütüleceğini duyurdu. YÖK Genel Sekreteri Batıkan Akoy imzasıyla 14 Kasım 2026 tarihinde tüm devlet üniversitelerine gönderilen resmi yazıda, işlemlerin hızlandırılması ve güvenli hale getirilmesi amacıyla Personel Bilgi Sistemi (PBS) bünyesinde yeni bir modül oluşturulduğu bildirildi.

Bu düzenleme ile üniversite çalışanları ve emekliler, pasaport talep formlarını fiziki evrak süreci olmadan dijital platform üzerinden tamamlayabilecek. Sistem üzerinden alınan başvurular yetkili amirlerce elektronik imza ile onaylanacak ve doğrudan Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğüne (NVİ) aktarılacak.

Yeni uygulama kapsamında kurumların ilgili personel birimlerinde yetkilendirme yapması istendi. PERSONEL BİLGİ SİSTEMİ ÜZERİNDE PASAPORT İŞLEMLERİ MODÜLÜ AÇILDIYurt dışına vizesiz seyahat olanağı sunan yeşil pasaport hakkından devlet memurları, kamu görevlileri, belediye başkanları, TBMM ve hükümet üyeleri, devlet sporcuları, belirli kamu kurumu çalışanları, ihracatçılar ve avukatlar yararlanabiliyor.

Yükseköğretim Kurulu tarafından hayata geçirilen son düzenleme, devlet üniversiteleri bünyesindeki akademik ve idari personel ile bu kurumlardan emekli olan kişilerin pasaport süreçlerini kapsıyor. YÖK Genel Sekreteri Batıkan Akoy tarafından tüm devlet üniversitelerine iletilen resmi yazıda sürecin işleyişine dair detaylar paylaşıldı.

Yazıda şu ifadelere yer verildi:"Üniversitelerde görev yapan personelin hizmet damgalı ve hususi damgalı pasaport başvuruları ile emekli personele ilişkin pasaport talep işlemlerinin elektronik ortamda hızlı ve güvenli bir şekilde yürütülmesi amacıyla, pasaport talep formlarının elektronik ortamda düzenlenmesi, onaylanması ve Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğüne (NVİ) iletilmesine yönelik yapılan çalışma doğrultusunda Personel Bilgi Sistemi (PBS) bünyesinde "Pasaport İşlemleri" modülü geliştirilmiştir. Söz konusu modül, pbs.yok.gov.tr adresi üzerinden devlet üniversitelerinin kullanımına açılmıştır.

Personel tarafından "Bireysel İşlemler → Pasaport Başvurusu" menüsünden gerçekleştirilen başvurular, üniversitenizin ilgili personel birimince incelenerek onaylanacak, yetkili amir tarafından elektronik imza ile imzalanacak ve sistem üzerinden NVİ'ye iletilecektir. Başvuru sırasında personel bilgilerinde eksiklik veya hata bulunması hâlinde, söz konusu bilgilerin üniversitenizin Personel Daire Başkanlığı tarafından güncellenmesi gerekmektedir."BAŞVURU VE ONAY SÜREÇLERİNDE YETKİLİ ROLLER BELİRLENDİYeni sistemin işleyişinde görev alacak birimlerin sorumluluk alanları da YÖK'ün gönderdiği yazıda netleştirildi.

Üniversitelerin Personel Daire Başkanlıkları tarafından sistem üzerinden iki farklı yetki tanımı yapılacak. Konuya ilişkin açıklamanın devamında şu bilgiler aktarıldı:"Modül kapsamındaki işlemler, üniversitenizin Personel Daire Başkanı tarafından yetkilendirilecek personele tanımlanacak "Pasaport Onay Yetkilisi" ve "Pasaport İmza Yetkilisi" rolleri aracılığıyla, "Pasaport İşlemleri" menüsünden yürütülecektir."Pasaport Onay Yetkilisi" rolü, başvuruları inceleyerek onaylayacak ve emekli personele ilişkin pasaport talep belgelerini düzenleyecek personele tanımlanacaktır.

Bu role sahip kullanıcılar, üniversitelerine ait başvuruları görüntüleyebilecek, gerektiğinde iade edebilecek, uygun bulunan başvuruları onaylayarak imza yetkilisi atayabilecek ve elektronik imza ile imzalanan başvuruları NVİ'ye iletebilecektir. Ayrıca emeklilik veya istifa nedeniyle görevinden ayrılan personel için pasaport talebi oluşturabilecektir."ISLAK İMZALI BELGE GÖNDERME ZORUNLULUĞU SONA ERDİElektronik imza entegrasyonu sayesinde üniversiteler ile Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü arasındaki fiziki yazışma trafiği ortadan kalktı.

Yetkili amirlerin sorumlulukları ve evrak prosedürüne dair yazının son bölümünde ise şu ifadeler yer aldı:"Pasaport İmza Yetkilisi" rolü, başvuruları elektronik imza ile imzalayacak yetkili amirlere tanımlanacaktır. Bu role sahip kullanıcılar, yalnızca imza yetkilisi olarak atandıkları başvuruları görüntüleyebilecek ve elektronik imza ile imzalayabilecektir.

İmzalanan ve elektronik ortamda NVİ'ye gönderilen başvurular için ayrıca ıslak veya elektronik imzalı bir belge tanzim edilip gönderilmesine ihtiyaç bulunmamaktadır. Bu kapsamda, üniversitenizde söz konusu rollerin tanımlanacağı personelin belirlenerek Personel Bilgi Sistemi üzerinden gerekli yetkilendirmelerin yapılması gerekmektedir."